10 critérios para a escolha do lugar ideal para eventos de negócios
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A escolha do local impacta diretamente no planejamento do evento, definindo o cenário e interferindo na logística, no conforto dos participantes e na experiência geral. Portanto, é necessário começar a procurar um local adequado o mais cedo possível. “Para uma conferência em grande escala para mais de 500 pessoas, é recomendável iniciar a busca pelo espaço com pelo menos um ano de antecedência”, exemplifica o diretor de Relações Institucionais e Novos Negócios da AirPromo, Rafael Maia. Segundo ele, esse cronograma permite a negociação, assinatura de contrato e o planejamento de outros elementos, como logística, acomodação e campanhas de marketing.
Diante da infinidade de possibilidades que aparecem na hora de escolher o local do evento, a decisão depende de fatores que podem influenciar no custo total, na adesão e na satisfação do público envolvido. Por isso, Maia elencou pontos cruciais, insights valiosos e considerações importantes a serem observados no processo de escolha.
1. Destino
Escolher a cidade onde o evento será realizado é o primeiro passo. Aqui, é essencial focar, principalmente, no público-alvo, considerando características demográficas e preferências. Leve em conta a distribuição geográfica dos participantes para escolher uma localização conveniente e atrativa para todos. O destino também pode ser escolhido de acordo com o tema do evento e a reputação da cidade no assunto em questão. Além disso, é recomendável consultar as facilidades e incentivos oferecidos pelos Convention & Visitors Bureau, agências de live MKT e produtoras de eventos locais.
O destino deve oferecer não apenas atrativos turísticos, mas também infraestrutura capaz de comportar o público do evento e disponibilidade de espaços com datas que atendam as necessidades. A acessibilidade é um fator-chave, incluindo a proximidade aos aeroportos e a existência de rotas de transporte público eficientes, garantindo a conveniência para os participantes. Custos e opções gastronômicas devem ser levados em conta. A rede hoteleira é outra variável importante. É essencial verificar se os fornecedores de hospedagem disponibilizam arranjos especiais, como tarifas reduzidas, pacotes exclusivos ou benefícios adicionais para os participantes do evento. Uma oferta limitada de acomodações pode resultar em preços elevados, dificuldades para encontrar opções que se ajustem às preferências e aos orçamentos dos participantes, além de potencial insatisfação.
2. Data e sazonalidade
A escolha da data do evento, incluindo o dia da semana e o horário, pode afetar a disponibilidade de locais e o engajamento dos participantes. Espaços populares são, muitas vezes, reservados com bastante antecedência, especialmente durante as temporadas de maior demanda. Também é importante verificar se há grandes eventos na indústria ou na comunidade local no mesmo período. Para evitar a competição por participantes e fornecedores, evite marcar seu evento em datas que coincidam com outros eventos significativos. Além disso, leve em consideração se a época escolhida é adequada para eventos ao ar livre ou se haverá necessidade de uma infraestrutura especial de climatização.
3. Capacidade, estética e formato
Considere fatores como a capacidade do local, sua reputação, layout e comodidades. Converse com outras empresas que já realizaram eventos lá. Se tiver necessidades específicas, como salas de reunião ou espaço para exposições, certifique-se de que o local possa acomodá-las eficazmente. A primeira impressão do espaço define o tom para o evento inteiro e pode afetar significativamente a experiência geral dos participantes. Um layout bem projetado do local facilita o fluxo do evento, assegurando transições suaves entre diferentes áreas, como o registro, as sessões e os espaços para networking. Não esqueça de verificar se o local possui baterias de banheiro suficientes para o público estimado para o evento. Considere escolher um local que ofereça flexibilidade nas opções de espaço, incluindo salas de diferentes tamanhos ou layouts configuráveis que possam ser ajustados de acordo com a variação do número de participantes, o que pode alterar desde o início do planejamento até o dia do evento. Essa flexibilidade assegura que o espaço atenda às suas necessidades específicas, proporcionando um ambiente confortável e com dimensões apropriadas. Também é válido avaliar locais não convencionais, como espaços ao ar livre, marcos culturais e ambientes virtuais inovadores, que podem oferecer experiências únicas e memoráveis, elevando seu evento além dos tradicionais espaços fechados.
4. Alvará de funcionamento e segurança
É essencial dedicar especial atenção à parte burocrática. Verifique se a documentação do imóvel está atualizada, se há permissão legal para a realização de eventos no local e qual é o número máximo de pessoas permitido. Confira também a existência e a validade do alvará de funcionamento e segurança. Caso o proprietário não forneça a documentação completa, pode ser prudente considerar outras opções para evitar problemas futuros.
5. Acessibilidade e estacionamento
O espaço oferece áreas de estacionamento específicas que podem acomodar veículos de tamanhos variados, incluindo ônibus e até veículos maiores? O estacionamento é seguro e sem tarifas abusivas? Considere a acessibilidade do local, garantindo que haja entradas acessíveis, rampas e elevadores para pessoas com deficiência, idosos ou aquelas com desafios de mobilidade. Verifique também a proximidade do espaço com hotéis e restaurantes, assim como a facilidade de acesso ao transporte público. Além disso, antes de fechar o contrato, é importante conferir o percurso até o local, estimar o tempo médio de deslocamento e identificar possíveis problemas de trânsito que possam atrapalhar o evento corporativo.
6. Serviços
Optar por um local que ofereça serviços completos internos, como catering, equipamentos audiovisuais e equipe de eventos, pode ser vantajoso de várias maneiras. Primeiramente, pode minimizar a necessidade de terceirização, facilitando o processo de planejamento e reduzindo custos. Ao contar com os serviços internos do espaço de eventos, é possível aprimorar a coordenação, comunicação e logística, promovendo um fluxo de evento mais eficiente. Além disso, os serviços internos frequentemente trazem a vantagem de estarem familiarizados com o local, assegurando uma execução mais fluida e a integração harmoniosa de diferentes elementos. É recomendável, contudo, estar atento a serviços inflexíveis e de alto custo, que podem engessar o evento e elevar o orçamento.
7. Instalações
Certifique-se de que o local ofereça uma rede Wi-Fi robusta, capaz de atender às demandas de conectividade de seus participantes, incluindo transmissão ao vivo, inscrições on-line, engajamento em mídias sociais e atividades interativas. Tenha cautela com espaços que não investem continuamente na infraestrutura tecnológica. A presença de tecnologia desatualizada ou com mau funcionamento pode resultar em dificuldades técnicas durante apresentações, comprometer a qualidade do som ou causar interrupções nas exibições visuais, afetando a experiência dos participantes. Também leve em conta imprevistos que possam acontecer durante o evento, tais como chuvas e picos de energia. Assegure-se de que todos possam permanecer protegidos e tranquilos, independentemente das circunstâncias. Verifique se há geradores disponíveis e informe-se sobre quaisquer custos extras relacionados ao seu uso.
8. Acústica
Como o som se propaga e interage dentro do espaço? A qualidade da acústica pode ter um impacto significativo no envolvimento do público, especialmente em eventos como conferências, apresentações e performances ao vivo. É importante considerar a proporção entre o tamanho do público e o do espaço, garantindo que o som seja distribuído de maneira uniforme e alcance todos os participantes. Avalie as capacidades técnicas do local no que diz respeito a equipamentos de áudio e suporte. É crucial que o local disponha de equipe técnica qualificada capaz de auxiliar com a configuração do som, solução de problemas e monitoramento durante o evento. A disponibilidade de suporte técnico adequado é essencial para garantir a qualidade do som e para o pronto atendimento a qualquer eventualidade. Durante a visita ao local, observe se há eco ou reverberação e busque referências de eventos anteriores para confirmar a qualidade acústica. Caso seu evento envolva apresentações musicais e performances ao vivo, procure por espaços que ofereçam sistemas de som de alta qualidade e acústica superior. Além disso, é importante verificar a possibilidade de isolamento acústico, especialmente se houver outras atividades ocorrendo simultaneamente em espaços adjacentes. Também é importante avaliar o entorno do local, pois espaços em áreas residenciais tendem a ter problemas, especialmente com a sonorização.
9. Sustentabilidade
Priorize locais que tenham um compromisso comprovado com a sustentabilidade, como aqueles com certificações ambientais, iniciativas de redução de resíduos ou práticas eco-friendly. A contratação de fornecedores locais e sustentáveis também pode diminuir a pegada de carbono do seu evento ao reduzir as necessidades de transporte. Dê preferência a espaços que priorizem a eficiência energética e a utilização de recursos como iluminação de baixo consumo, utilização de energias renováveis e sistemas inteligentes de climatização.
Essas medidas podem contribuir significativamente para a diminuição do consumo energético e para a redução do impacto ambiental do evento. Escolha locais com sistemas eficientes de gestão de resíduos, que disponham de programas de reciclagem e compostagem e que adotem estratégias para reduzir o uso de plásticos descartáveis e o desperdício de embalagens.
10. Custos
Os custos associados aos espaços geralmente representam uma parte significativa do orçamento destinado a eventos, o que torna essencial uma avaliação e gestão cuidadosa desses custos. Todos os fatores citados anteriormente influenciam os custos do local. É particularmente importante prestar atenção à sazonalidade, pois certas épocas do ano podem proporcionar maiores oportunidades de negociação. Considere diferentes datas e horários para o seu evento, incluindo dias úteis, períodos fora da alta temporada ou horários não tradicionais, que frequentemente resultam em descontos. Espaços podem oferecer reduções de preços para reservas feitas com bastante antecedência ou para contratos de longo prazo, favorecendo a obtenção de condições mais vantajosas. É recomendável obter orçamentos de diversos locais que atendam aos seus requisitos. Muitos destinos e espaços oferecem apoio para a realização de conferências, portanto, assegure-se de discutir essa possibilidade nas etapas iniciais do processo de seleção. Informe-se sobre pacotes que incluem serviços adicionais, como hospitalidade, equipamentos audiovisuais, ou marketing de eventos. Combinar esses serviços com a locação do espaço pode resultar em economia de custos ou adicionar valor agregado ao evento. Seja o mais detalhado e específico possível ao explicar seus critérios, citando exemplos práticos e eventos anteriores. Isso permite aos representantes dos espaços oferecer estimativas mais precisas e completas desde o começo, prevenindo custos adicionais inesperados, como taxas de limpeza e segurança, que podem surgir posteriormente. Há espaços em hotéis para a realização de convenções, por exemplo, que oferecem descontos em acomodações para participantes do evento — um diferencial considerável se muitos convidados forem de fora. Além disso, muitos locais já incluem, em seus pacotes, serviços como buffet e decoração, o que pode reduzir a carga de trabalho e o orçamento necessário para o evento. É altamente recomendável comparar os custos e serviços incluídos entre diferentes espaços para identificar a opção que melhor se encaixa em termos de condições e custo-benefício.